تصمیم گیری: مهمترین وظیفه یک مدیر تصمیم گیری است که به صورت انتخاب بهترین راه برای رسیدن به هدف تعریف میشود.
انواع مسائل در سازمان
- مسائل خوش ساختار: مسائلی آشنا و بدون پیچ و خم میباشند که برای حل آن از تصمیمات برنامه ریزی شده استفاده
میکنیم مانند قوانین و روشهای مکتوب یا غیر مکتوب که در موقعیتهای
تکراری اتخاذ میشود . مانند پرداخت وام وعیدی به کارگران . این تصمیمات
آزادی مدیر را محدود میکند اما باعث صرفه جویی دروقت وهزینه مدیران میگردد
و بیشتر برای مدیران عملیاتی یا رده پایین به وجود میآید.
- مسائل بدساختار: مسائلی غیر معمول و غیر تکراری است و اطلاعات درباره
آنها مبهم و ناکافی است که برای حل آن از تصمیمات برنامه ریزی نشده استفاده
میکنیم و بیشتر برای مدیران ارشد ایجاد شده که نیاز به مهارتهای ادراکی
بالا دارد مانند چگونگی برخورد با نقص یکی از خطوط تولید و با تخصیص بهینه
منابع سازمانی
شرایط محیطی
شرایط مختلفی که نتایج حاصل از تصمیم گیری را تحت تاثیر قرار میدهد
میتوان بر اساس احتمالات شانس وقوع آنها را بدست آورد . بطور کلی سه حالت
زیر برای شرایط محیطی بوجود میآید :
1- شرایط
اطمینان : دراین حالت مدیر انواع مسائل وراه حلهای ممکن رادر اختیار دارد و
میتواند نتایج حاصله را کاملاً پیش بینی کند که بیشتر مخصوص مدیران رده پایین است.
2-
شرایط مخاطره: در این حالت مدیر بر اساس اطلاعات حاصله میتواند نتایج
حاصل از هر را ه حل را تخمین بزند و راه حلی که بیشترین ارزش مورد
انتظار را داشته باشد به عنوان بهترین راه انتخاب میشود .
3- شرایط عدم اطمینان : در این شرایط مسائل و انواع راه حلها مبهم هستند که ناشی از دو علت زیر است:
الف) مواجه مدیران با شرایط خارجی غیر قابل کنترل مانند شرایط اقلیمی یا سیاستهای دولت.
ب) عدم توانایی مدیر در دستیابی به اطلاعات کلیدی . در این شرایط تصمیم گیرنده برای انتخاب از سه شیوه زیر استفاده میکند:
(A حداکثرها (MAX-MAX) : شیوهای خوش بینانه است که از بین بهترین نتیجه برای هر راه بهترین آنها انتخاب میشود .
(B حداکثر حداقلها(MAX-MIN) : شیوهای بدبینانه است که از بین راه حلهای ممکن برای بدترین نتیجه بهترین تصمیم انتخاب میشود.
(C
روش ارزش مورد انتظار با احتمال یکسان : در این روش احتمال برای و قوع
شرایط مختلف یکسان فرض میشود و راه حلی که بیشترین ارزش راداشته باشد به
عنوان بهترین راه حل انتخاب میگردد.
مدلهای تصمیم گیری
این مدلها برگفته از واقعیت بوده و روابط میان متغیرها را نشان میدهد و میتوان از آن برای پیش بینی در تصمیم گیری استفاده کرد.
1- مدل کلاسیک :
این مدل که منجر به فرآیند عقلائی تصمیم گیری میشود شامل شش مرحله زیر است:
1-1) تعریف مساله : یعنی تشخیص و توجه به عوامل ایجاد کننده مساله .
1-2) ایجاد راه حالها: یعنی تهیه فهرستی از راه حلهای ممکن با توجه به تجربیات و خلاقیت مدیران و نیز توجه به پنج محدودیت عوامل اقتدار، انسانی، فیزیکی، فن آوری و اقتصادی
1-3) ارزیابی راه حلها: یعنی کنار گذاشتن راه حلهای غیر عقلانی و نا کار آمد
1-4)
اتخاذ تصمیم یعنی انتخاب یک راه از میان راه حلهای گوناگون در این مرحله
عامل اساسی و تعیین کننده آمادگی مدیر برای ریسک پذیری و مخاطره میباشد.
1-5) اجرای تصمیمات : در این مرحله مدیر لازم است تعهدات لازم برای توجیه و آموزش کارکنان در اجرای تصمیم را انجام داده و در صورت لزوم آنان را در تصمیم گیری مشارکت دهد.
1-6)
ارزیابی و باز خورد (Feedback) این کار میزان تطابق نتایج با انتظارات را
نشان میدهد و به رفع انحرافات احتمالی
می پردازد.
2- مدل اداری:
این مدل منجر به فرایند تصمیم گیری و در حالتی ساده تر و واقع بینانه تر میشود و مبتنی بر دو اصل زیر است :
الف) عقلانیت محدود: یعنی عدم توانایی مدیر در اتخاذ تصمیمات عقلانی به دلیل محدودیت ظرفیت فراگیری و محدودیت زمانی
ب) رضایتمندی: یعنی انتخاب بهترین راه حل در شرایط موجود که بیشترین رضایت را در کارکنان ایجاد کند.
ابزارهای تصمیم گیری
ابزارهایی هستند که به مدیر در تصمیم گیری بهتر کمک میکنند و شامل سه اصل زیر میباشند:
الف) ماتریس سود: در این روش مدیر راه حلی را که دارای بیشترین ارزش مورد انتظار باشد را به عنوان بهترین راه انتخاب میکند.
ب)
نقطه سر به سر : نقطه ایست که در آن درآمد هزینهها با یکدیگر برابر شده و
پس از آن سودآوری آغاز میشود .
*نکته مهم : هزینههای ثابت هزینههایست که ارتباطی به تولید نداشته و مستمر پرداخت میگردد، مانند اجاره ساختمان اما هزینههای متغیر مستقیماً با تولید در ارتباط است و با افزایش تولید این هزینهها افزایش مییابد، مانند خرید مواد اولیه
ج)
درخت تصمیم: ابزاریست تحلیلی که نتایج منطقی هزینهها و راه حلهای مربوطه
را از راه ترمیم به تصویر میکشد این درخت وقتی به کار میرود که مدیران
با مسائلی مواجه هستند که مستلزم تصمیم گیری در آینده است.
تصمیم گیری گروهی :
مزایای
این نوع تصمیم گیری ایجاد راه حلهای بیشتر و اطلاعات کاملتر، افزایش
مشروعیت و پذیرش بهتر یک راه حل میباشد.در حالی که معایبی از جمله صرف وقت
زیاد،تسلط اقلیت، فشار برای هماهنگی و مسئولیت مبهم افراد را
داراست.
فنون تصمیم گیری
1- طوفان مغزی : هدف این نگرش بهبود حل مساله با
یافتن راه حلهای جدید وغیر معمول است در این روش هیچ عقیدهای مورد انتقاد
قرار نمیگیرد و هرچه عقاید رادیکال تر باشد بهتر است و کمیت ارائه عقیده
مورد تاکید است همچنین اصلاح عقیده بوسیله دیگران تشویق میشود.
2-
گروه اسمی : در این روش اعضای جلسه در آغاز حق سخن گفتن با یکدیگر را
ندارند بلکه نظریات خود را کتباً نوشته و به صورت گمنام درتابلوئی در معرض
دید همگان قرار میدهند سپس درباره تک تک راه حلها گفتگو و نقد میشود،
آنگاه راه حل نهایی با رای گیری کتبی انجام میپذیرد.
3-
دلفی: در این روش برای تصمیم گیری نظریات افراد صاحب نظر را با پرسشنامه
جویا میشوند سپس نظریات ارزیابی شده و راه حلی که بیشترین امتیاز را
آورد به عنوان راه حل نهایی انتخاب میشود. در این فن افراد لزوماً یکدیگر
را نمیشناسند و برخورد رویاروی با یکدیگر ندارند.
4-
ملاقاتهای الکترونیکی : در این روش افراد نظریات خود را از طریق انتقال
به کامپیوتر بر روی پرده ای در اتاق نمایش می دهند، مزیت اصلی این
روش گمنامی، سرعت و درستکاری است در حالیکه فاقد غنای اطلاعاتی ارتباطات
شفاهی و رودرو میباشد همچنین افرادی که سرعت بالایی در انتقال اطلاعات به
کامپیوتر دارند میتوانند کسانی را که از بلاغت و فصاحت زیادی در سخنوری
دارند را تحت اشعاع قرار دهند.
برنامه ریزی
جایگاهی راکه سازمان بایستی در آینده قرار گیرد تعیین میکند و بر دو نوع است:
1- غیر رسمی: که مختص سازمانهای کوچک بوده و مدیر به تنهایی تصمیم میگیرد و معمولاً مکتوب نمیشود
2-
رسمی:که درسازمانهای بزرگ برای رسیدن به اهدافی ویژه و معین مکتوب میشود و
در اختیار اعضای سازمان قرار میگیرد.
فرآیند برنامه ریزی: مطابق نمودار زیر فرآیند برنامه ریزی شامل چهار مرحله زیر است:
بیانیه ماموریت
اهداف
برنامهها
اجرا
FEEDBACKS (بازخورد)
1- تنظیم یا تجدید ماموریت سازمانی( بیانیه ماموریت) :
باعث یکپارچگی نظریات مدیران عالی سازمان شد، و اعلان اهداف زیر بنائی و
حوزه عملیات سازمان است و آن را از سایر سازمانهای مشابه تمایز میکند. به
علت تغییرات محیطی و دگرگونی در نیازها ماموریتها نیز تغییر میکند.
2-
اهداف سازمانی : این اهداف منابع و تلاشهای سازمان را در جهت اجرای
ماموریت سازمان هدایت میکند و به سطح زیر تقسیم میشود:
الف- اهداف راهبردی: هدفهای رسمی است که توسط مدیران عالی سازمان تدوین میگردد
ب- اهداف راهکاری: پشتیبان اهداف راهبردی است و توسط مدیران عالی با همکاری مدیران میانی پدید میآید
ج-اهداف عملیاتی: برای حمایت از اهداف راهکاری و راهبردی ضروری است و توسط مدیران میانی با همکاری مدیران عملیاتی تدوین میشود.
3- برنامه ریزی سازمانی:
در هر سازمانی با توجه به 4 بعد زیر برنامه ریزی میگردد:
1-
سطح، که به سه سطح برنامههای راهبردی، راهکاری و عملیاتی تقسیم
میشود. برنامههای راهبردی راهنمای تصمیم گیری مدیران در سازمان بوده و
عملیات سازمان را در بلند مدت ترسیم کرده و به صورت فراگیر درسطوح عالی
سازمان شکل میدهد. برنامههای راهکاری حوزه محدودتری نسبت به برنامههای
راهبردی داشته و با همکاری مدیران عالی و میانی سازمان تدوین میشود،
همچنین برنامههای عملیاتی اقداماتی ضروری است که دوره کوتاهتری داشته و
توسط مدیران میانی و مدیران خط اول طراحی میگردد.
2-
زمان: که مشتمل بر برنامههای بلند مدت (10 تا 20 سال ) میان مدت (1
تا 5 سال) و کوتاه مدت است . برنامههای راهبری بلندمدت بوده و در
محیطهای با ثبات میتواند 10 تا 20 سال و در محیطهای پویا و پیچیده تا
حداکثر 5 سال تهیه شود برنامههای میان مدت شامل برنامههای راهکاری است که
بازه زمانی میان یک تا پنج سال را داراست و برنامههای کوتاه مدت شامل
برنامههای عملیاتی است که در محدوده زمانی یک سال یا کمتر انجام میشود.
3-
قلمرو برنامهها: قلمرو برنامههای راهبردی معمولاً وسیع بوده و مقصد و
هدف سازمان را نشان میدهد . در حالی که قلمرو برنامههای راهکاری محدود به
یک تا دو واحد از سازمان بوده و برنامههای عملیاتی به طور روزانه توضیح
میدهد که چگونه برنامههای راهکاری به اجرا در آید .
4- استمرار : که مشتمل بر سه موقعیت زیر است:
الف) برنامههای یکباری : موقعیتهایی که احتمال تکرار آن صفر است و از برنامههای یکباری استفاده میشود مانند طرحها و پروژهها
ب) برنامههای همیشگی : برنامههایی که به طور معمول تکرار میشود و استمرار دارد مانند قوانین سازمان و اعطای حقوق به کارکنان
ج) برنامههای اقتضایی: برنامههایی که احتمال تکرار آنها کم است مانند خرابیهای ناشی از حوادث برای دستگاههای یک کارخانه
4- اجراء :
انواع هدف گزاری :
1-
هدف گزاری سنتی: در این نوع هدف گزاری، هدفهای اصلی دربالای سازمان تدوین
میشود و سپس به زیر دستان تحمیل میگردد.
2- مدیریت بر مبنای هدف :شیوهای است که در آن اهداف و برنامهها به طور مشترک توسط کارکنان و مدیران تهیه و
اجرا میشود و سپس نتایج بررسی و ارزیابی میگردد.
مسئولیت برنامه ریزی:
الف) نقش فردی مدیران: هر مدیری با توجه به امکاناتش تصمیماتی را برای اقدامات ضروری اتخاذ میکند .
ب) نقش گروه ضربت برنامه ریزی: گروهی موقت از مدیران است که در مواقع لزوم مسئولیت تنظیم و اجرای برنامه را بر عهده دارند.
ج) نقش متخصصان برنامه ریزی : که برای کل سازمان و نیز قسمتهای مختلف آن برنامه ریزی کرده و به رئیس سازمان گزارش میدهند.
پیش بینی فروش:
با استفاده از سه روش زیر میتوانیم میزان فروش را در سال آینده پیش بینی کنیم .
1- استفاده از نظرات مدیران اجرایی سازمان
2- برآورد میزان فروش از طریق درگاههای فروش و فروشندگان عمده
3- روش تحلیل توالی زمانی: یعنی استفاده از میزان فروش سالیان گذشته
جدول زمانی:
فرآیندی است برای تنظیم فهرستی از جزئیات فعالیتهای لازم برای تحقیق اهداف و بر دو نوع است.
1- نمودار گانت: در این نمودار مدت زمان کل پروژه در طول محور افقی و فعالیتها در روری محور عمودی نمایش داده
می شود، این نمودار به مدیران کمک میکند تا پروژهها را با فعالیتهای متعدد برنامه ریزی و تکمیل هر فعالیت را پیگیری کنند.
نکته:
مزیت نمودار گانت نشان دادن فعالیتهای متوالی و متقارن وچگونگی احتساب
زمان آنهاست اما درپروژههای بزرگ نشان نمیدهد که به وضوح چه فعالیتی قبل
از فعالیتی دیگر باید به پایان برسد و یا فعالیتهای متقارن از چه جایی با
یکدیگر همزمان میشوند.
2- فن باز نگری و ارزیابی برنامه (پرت)
دراین
فن نام فعالیتها در داخل یک دایره و زمان آنها روی بردار منتهی به آن
دایره مشخص میگردد. در مثال زیر مسیر بحرانی یعنی مسیری که بیشترین زمان
ممکنه را به خود اختصاص میدهد زمان کل پروژه است.
نکته مهم: برای برآورد زمان هر فعالیت میتوان از فرمول زیر استفاده نمود:
tE = (tO + 4*tM + tP) / 6
زمان خوشبینانه = tO
زمان بدبینانه = tP
زمان محتمل = tM
زمان مورد انتظار = tE
تلخیص از، مبانی سازمان و مدیریت - طاهره فیضی
در حال پردازش...
تماس با ما